De la Gestión Privada a la Gestión Pública

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1 La Transformación de la Gestión Privada a la Gestión Pública Quito, 30 de junio 2012 Créditos: Recopilación, Investigación y Redacción: Ing. MBA Roberto Nuñez García Dirección: Dr. Sandro Vallejo Aristizábal Corrección y Estilo: Dra. Lilian Moreno Vásquez Diseño y Diagramación: Studio Matto Design Impresión: Impression Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito, junio Dr. Sandro Vallejo Aristizabal Registrador de la Propiedad Dra. Ivanoba Zúñiga Asesora Legal Administrativa Abg. María Gabriela Dávila Asesora Interinstitucional Ing. MBA Roberto Núñez Asesor de Planificación e Inversión Ing. Francisco Sarzosa Asesor Informática Abg. Agustín Vásconez Director de Control y Asesoría Jurídica LA TRANSFORMACIÓN DE LA GESTION PRIVADA A LA GESTIÓN PÚBLICA REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO Dr. Daniel García Director de Inscripciones Abg. José Luis Aucancela Director de Certificaciones Sr. Alfredo Buitrón Director Administrativo Financiero Dra. Lilián Moreno Vásquez Responsable de Comunicación Social Lcdo. Santiago Saá Responsable de Servicios Ciudadanos Dr. Luis Fernando Yánez Responsable de Talento Humano Escribir un informe de divulgación es tarea delicada y minuciosa, pues, pretende buscar un balance justo entre el rigor y la claridad de los argumentos; entre lo atrayente de los ejemplos y su importancia para los temas expuestos y un nivel de sistematización, interpretación y redacción que logre una adecuada comprensión de sus lectores; si esto se ha conseguido es gracias al Registrador de la Propiedad y al equipo de directores, asesores, equipo editorial y los 245 servidoras y servidores públicos que participaron directa o indirectamente alimentando este informe, leyendo, opinando y corrigiendo. Quito, 30 de Junio de 2012 RESUMEN El presente documento refleja la situación del Registro de la Propiedad del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en la gestión del Dr. Sandro Vallejo Aristizábal y su equipo de colaboradores hasta junio de Se conocerá las funciones de las áreas y direcciones que lo conforman con las debilidades y fortalezas que cada uno de ellos presenta; así como, los aspectos más relevantes de la visión para la Sostenibilidad de largo plazo del Sistema Registral, con el fin de constituir un instrumento útil para el desarrollo y fortalecimiento en el ámbito de los bienes inmuebles. Esta visión presenta los objetivos y estrategias para modernizar y solucionar los problemas que ocasionaron ineficiencia en las políticas orientadas a otorgar mayor certeza jurídica sobre las propiedades, así como limitaciones en las operaciones del mercado inmobiliario; afectando la seguridad de los particulares sobre la situación legal de los predios, contratación de créditos hipotecarios y la confianza de los sectores financiero e inmobiliario respecto al retorno de sus inversiones; todo ello permitió buscar soluciones con herramientas efectivas, que conlleven a reestructurar las funciones administrativas de la Institución. RESUMEN Ing. MBA Roberto Nuñez García Asesor de Planificación e Inversión 4 5 CONTENIDOS ÍNDICE DE CONTENIDO Presentación 1. Antecedentes 1.1. El punto de partida: Condiciones en las que se recibió el RPDMQ 1.2. Marco jurídico 1.3. Administración municipal del RPDMQ 1.4. Estrategia de planificación de la gestión Modelo de administración del actual RPDMQ 1.6. La factura ética de la gestión privada del Registro de la Propiedad Rentabilidad Social de los Ingresos Lucha contra la corrupción 1.7. Información estadística de la última década. Certificados ingresados entre 2001 y Inscripciones ingresadas entre los años 2009 y Procesos agregadores de valor Tiempo de respuesta actual 1.9. Procesos de apoyo Dirección de Gestión Documental y Archivo Dirección Administrativa Financiera Área de Talento Humano Área Administrativa Área Financiera Patrocinio Jurídico Área de TICs (Tecnologías de la información y comunicación) Atención a la ciudadanía en la sede central Atención a la ciudadanía por servicio masivo Área de planificación e inversión 2. Incremento de demanda en los sectores construcción e inmobiliario Metros cuadrados de construcción en las 3 ciudades principales 2.1. Proyección de la demanda futura de los servicios registrales Crecimiento del sector inmobiliario en el DMQ. El sistema registral del RPDMQ vs las mejores prácticas internacionales 2.2. Visión 2.3. Misión 2.4. Políticas 2.5. Objetivos estratégicos 2.6 Desafíos de la visión del RPDMQ 3. Plan de modernización 3.1. Ventajas de la modernización integral 3.2. Etapas del proyecto de modernización Etapa I: Definir los procesos registrales Etapa II: Analizar el marco jurídico Etapa III: Diagnosticar la organización del RPDMQ Etapa IV: Informatizar al RPDMQ (eliminando el papel) Fase 1-IV: Digitalizar Fase 2-IV: Controlar la gestión Fase 3-IV: Despachar la documentación Etapa V: Realizar el seguimiento y mantenimiento Componentes de la modernización Marco jurídico Procesos registrales Procesos sustantivos (agregadores de valor) Procesos de apoyo Gestión de la calidad Profesionalización de la función registral Lineamientos para las políticas institucionales Gestión y acervo documental Participación y vinculación con otros sectores 3.4. Indicadores de desempeño 3.5. Metodología de implantación para la modernización 4. Gestión por resultados 4.1. Modelo de gerenciamiento de valor para empresas públicas ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Aranceles creada mediante Ordenanza 0185 Tabla 2: Préstamos hipotecarios del Banco del IESS INDICE DE FIGURA Figura 1: El flamante edificio del Registro de la Propiedad en la Murgeón y Ulloa. Figura 2: Estrategia de planificación de la gestión. Figura 3: Los elementos clave de la gestión por resultados en el Registro de la Propiedad Figura 4: El anterior y el actual Registro de la Propiedad de Quito Figura 5: Atención ágil y cordial en Servicios Ciudadanos Figura 6: Reestructuración del Archivo del Registro de la Propiedad anterior Figura 7: Área de Talento Humano en el levantamiento de perfiles. Figura 8: Equipo de Certificaciones comprometido con el trabajo. Figura 9: Nueva infraestructura del RPDMQ. Figura 10: El RPDMQ desarrolla un sistema informático de contingencia Figura 11: El RPDMQ moderniza el área de Sistemas. Figura 12: Data center del RPDMQ Figura 13: Atención a ciudadanía se redujo a 20 ± 15 minutos Figura 14: Ventanilla atención Colegio Arquitectos Figura 15: Ventanilla atención Cámara Comercio Quito Figura 16: Ventanilla atención BIESS Figura 17 Planificar para alcanzar los objetivos Figura 18: Plan de Vivienda Ciudad Jardín - Quito Figura 19: Panorámica Quito Distrito Metropolitano visto desde el RPDMQ Figura 20: Desafíos de la visión y objetivos estratégicos del RPDMQ Figura 21: Principales hitos del RPDMQ para el 2012 Figura 22: El programa de modernización del RPDMQ como una entidad de negocio Figura 23: Un futuro no muy lejano en el RPDMQ Figura 24: Libro de 1780 uno de los más antiguos en el Archivo del RPDMQ Figura 25: Libro de 1791 Registra a la Iglesia de la Catedral. Un legado histórico CONTENIDOS 6 7 Figura 26: Libros añejos cargados de historia Figura 27: En el futuro se hará consultas y pagos on line Figura 28: La Comunicación interna es fundamental en el RPDMQ Figura 29: Algunos productos comunicacionales generados en 2012 Figura 30: En el RPDMQ (Inscripciones) se conjuga juventud y experiencia Figura 31: En el RPDMQ (Sistemas) se conjuga juventud y experiencia Figura 32: Atención con calidad y calidez en Servicios Ciudadanos Figura 33: El modelo de GRP del RPDMQ alineado para generar impactos Figura 34: Ejes de acción para lograr los objetivos operativos de corto plazo Figura 35: Metodología de implantación de la modernización del RPDMQ. Figura 36: Mapa estratégico del Balance ScoreCard en el RPDMQ. Figura 37: Modelo financiero de creación de valor a la comunidad del RPDMQ Tú ves las cosas como son y preguntas Por qué? ÍNDICE DE GRÁFICOS Yo sueño cosas que nunca fueron y pregunto Por qué no? CONTENIDOS Gráfico 1: Solicitud de certificados ingresados en la última década. Gráfico 2: Solicitud de inscripciones ingresadas entre los años 2009 y 2010 Gráfico 3: Tiempo promedio de despacho por tipo de trámite. Gráfico 4: Tiempo promedio de despacho para el proceso de certificaciones. Gráfico 5: Comparativo de la formación académica del talento humano. Gráfico 6: Comparación entre aranceles del RP privado vs RP municipal. Gráfico 7: Ingresos mensuales en la gestión municipal. Gráfico 8: Demanda de usuarios por servicios. Gráfico 9: Trámites atendidos por servicio masivo. Gráfico 10: Contribución de la construcción al PIB del Ecuador en el Gráfico 11: Contribución de la construcción al PIB del Ecuador en el Gráfico 12: Metros cuadrados de construcción en las 3 principales ciudades Gráfico 13: Trámites que ingresaron por mes desde junio 2011 a junio Gráfico 14: Trámites que ingresaron por semana desde junio 2011 a junio George Bernard Shaw SIGLAS Y ABREVIATURAS BPM: COOTAD: Deed registration: DINARDAP: ERP: GPR: MDMQ: RPDMQ: Teller: Title registration: Sis-Registro: SISVI: Administración de Procesos de Negocios Código de Ordenamiento Territorial Registro por escritura Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos Planificación de Recursos Empresariales Gestión Por Resultados Municipio del Distrito Metropolitano de Quito Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito Sistema de recaudación municipal Registro por título Sistema de seguimiento de trámites Sistema Integral de Servicios Virtuales Lo verdaderamente inteligente es estar preparado para los cambios y redefinir el futuro. 8 9 PRESENTACIÓN 1. PRESENTACIÓN El presente documento tiene como propósito resumir los aspectos más relevantes de la gestión del Dr. Sandro Vallejo y su equipo de colaboradores hasta junio 2012; así como realizar un análisis para la definición de la estrategia de sostenibilidad 1 de largo plazo del sistema registral del RPDMQ, a fin de constituir un instrumento útil para el desarrollo y fortalecimiento del sistema registral de Quito, en el ámbito de los bienes inmuebles. El MDMQ tiene como uno de sus objetivos estratégicos Fortalecer un modelo institucional que permita contar con indicadores claros y transparentes de rendición de cuentas que consoliden la autonomía y eficiencia en la gestión del Municipio en el Distrito ; para ello el RPDMQ ha establecido como líneas de acción: incrementar la calidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios registrales; utilizar nuevos procedimientos administrativos, sistemas de información y tecnología de vanguardia; reducir costos de gestión y tiempos de respuesta y facilitar el acceso y la oportunidad a los servicios registrales con el propósito de atender oportunamente las necesidades y demandas de la población. Este proceso de modernización tiene como objetivo fundamental del RPDMQ dar certeza y seguridad jurídica a los actos relacionados con la propiedad inmobiliaria, que por disposición de ley deben inscribirse para producir efectos contra terceros, y cuya actividad es indispensable para fortalecer el régimen 1 Frente al futuro puede haber 2 opciones: Trazar el futuro o esperar a que llegue Usted decide! de derecho. Actualmente, los Registros de la Propiedad del país presentan diversos problemas: en su conceptualización, marco jurídico, procesos de trabajo, sistematización, profesionalización y desempeño; que ha ocasionado ineficiencia en las políticas orientadas a otorgar mayor certeza jurídica sobre los inmuebles, así como limitaciones en las operaciones del mercado inmobiliario, afectando la seguridad de los particulares sobre la situación legal de los predios, contratación de créditos hipotecarios y la confianza del sector financiero respecto al retorno de sus inversiones. Para cumplir con la visión, misión y atender los desafíos que enfrentará el RPDMQ, se elaboró el plan de gestión estratégico para modernizar el RPDMQ en este se establecieron los objetivos, actividades específicas, estrategias y tácticas de ejecución para lograr la modernización del RPDMQ, a fin de convertirlo en una institución eficaz en el cumplimiento de su función: ofrecer seguridad jurídica mediante la inscripción y publicidad de los actos que requieren satisfacer tal requisito para surtir efectos contra terceros. En este sentido, las acciones de modernización registral no se limitarán a realizar una adición de eficiencia operativa interna, sino, a reconocer que la finalidad de la institución registral es otorgar seguridad jurídica sobre la propiedad inmobiliaria y, a partir de ésta, promover el progreso económico con 100% de sus servicios de forma virtual El punto de partida: Condiciones en las que se recibió el RPDMQ 1 Con la finalidad de lograr una adecuada comprensión de la problemática del RPDMQ, se presenta un resumen de su situación y la gestión realizada entre el 11 de julio de y el 30 de junio de La gestión privada del Registro de la Propiedad sufría los males endémicos de muchas instituciones, pero sobre todo, una gestión basada en el bien particular en desmedro del bien colectivo. El criterio mercantilista del Registro limitó en gran medida el que se realicen inversiones necesarias para la mejora de la seguridad jurídica y del servicio, en la medida en que no representaban una rentabilidad comercial de corto plazo. Las rentas generadas por los ingresos provenientes de los servicios registrales, iban en su totalidad a manos privadas, sin que la ciudad en su conjunto se beneficie de ellas. - Al último Registrador de la Propiedad privado, no le pertenecían prácticamente los activos del Registro, ante lo cual el Municipio realizó grandes inversiones a efecto de asumir la competencia registral. En los primeros seis 1 La factura ética de la gestión privada del Registro de la Propiedad. Por los defectos de los demás, el sabio corrige los propios. Publio Siro. 2 Fecha de inicio de la Gestión del Registrador de la Propiedad. meses de gestión se invirtió más que en los últimos seis años anteriores. - En el Registro de la Propiedad anterior, existía una generalizada percepción de la existencia de tramitadores y algunos casos de corrupción, que en buena medida operaban en los alrededores del Registro. - Parte del personal trabajaba con un modelo a destajo, incompatible con el servicio público, lo que incidió (al inicio de la gestión) en un fuerte conflicto laboral con los funcionarios antiguos. - En el régimen anterior los recursos económicos alimentaban el bolsillo de una persona, en lugar de ser invertidos en el talento humano, tecnología, infraestructura, etc. - Las Instalaciones del registro privado eran inapropiadas y contribuyeron a dar un mal servicio e imagen. La administración municipal solo pudo recibir como activos los libros registrales en mal estado; los inmuebles, muebles, software, computadoras, estanterías, absolutamente todo, se encontraba a nombre de terceros y todo esto se rentaba. - En el registro Privado faltaba seguridad, control y preservación de la documentación registral, descuidando así la garantía a la seguridad jurídica. La nueva administración municipal empezó su gestión en medio de graves inconvenientes producto de una transición compleja, que se pueden resumir brevemente en los siguientes: 10 11 Talento humano - Ausencia total de claridad respecto al personal del anterior Registro de la Propiedad, por falta de definiciones claras preestablecidas. - Esquemas de trabajo incompatibles con el sector público (modalidad destajo). - Necesidad de ajustes remunerativos al personal más calificado en niveles de hasta el 50% de los sueldos anteriores. - Caos interno con el personal antiguo, quien, no trabajaba o trabajaba desmotivado por su incierta situación legal. - Personal nuevo falto de experiencia y no capacitado en procesos registrales. Infraestructura física - Áreas de atención al público insuficientes para el volumen de usuarios. - Falta de condiciones de luminosidad, y temperatura adecuados para usuarios y funcionarios. - Falta de mobiliario y equipamiento suficiente. - Instalaciones eléctricas y de interconexión inadecuadas para el volumen de trabajo. Desarrollo Institucional - Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos para la gestión institucional. - Falta de una metodología de trazabilidad de los documentos de certificación e inscripción. - Inexistencia de procesos administrativos claros y transparentes. - Falta de información sistematizada. - Inexistencia de seguridades en los comprobantes de pago, y falta de seguridades adecuadas en los documentos registrales. - No existía un esquema de información que permitiera un control en la entrega de documentos. Tecnología - El sistema que utiliza el RPDMQ, tiene aproximadamente un 40% de funcionalidades menos del sistema que utilizaba el Registro de la Propiedad privado. - A pocos días de iniciada la gestión, por decisión unilateral del dueño del sistema, y sin previo aviso, se dejó de brindar un soporte técnico. - La propuesta de un nuevo sistema planteada por su desarrollador, además de su costo, no cumplía con los parámetros necesarios para cumplir con la normativa legal, y no se ajustaba a los nuevos procesos registrales, ni consideraba la interconexión con el catastro ni la migración de la información, haciendo inviable la propuesta. - Ante la imposibilidad legal de comprar o alquilar el sistema a su propietario, el Registrador de la Propiedad enfrenta a título personal acciones legales de propiedad intelectual. - El RPDMQ, no ha venido administrando directamente la información, lo que ha generado gran dependencia operativa con la Dirección Metropolitana de Informática. - Se implementaron otros sistemas, dispuestos para cumplir con políticas institucionales del MDMQ, que no estaban ni están integrados con el sistema Otros del RPDMQ. - Excesiva acumulación de expedientes producto de 2 semanas de atención irregular, que sumado a los demás inconvenientes generó un total de aproximadamente trámites represados al inicio de la gestión. En la actualidad, contamos con varios controles que nos permiten disminuir el nivel de riesgo en la generación de actos de corrupción; tenemos procesos definidos, control de procesos, hojas de seguridad, sellos de seguridad, control de ingreso y retiro de documentos en servicio ciudadano, comprobantes de pago con seguridades, papel especial y numerado, entre otros aspectos que se refieren en el presente informe Marco jurídico Considerando que, el marco legal proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen y determinan el alcance y naturaleza de la participación política, merecen especial análisis considerar la disposición constitucional de varios artículos de la Constitución de la República del año 2008: Art El sistema público de Registro de la Propiedad será administrado de manera concurrente entre el Ejecutivo y las municipalidades. El artículo 142 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización: Art Ejercicio de la competencia de Registro de la Propiedad.- La administración de los Registros de la Propiedad de cada cantón corresponde a los gobiernos autónomos descentralizados municipales. El sistema público nacional de Registro de la Propiedad corresponde al gobierno central y su administración se ejercerá de manera concurrente con los gobiernos autónomos descentralizados municipales de acuerdo con lo que disponga la ley que organice este registro. Los parámetros y tarifas de los servicios se fijarán por parte de los respectivos gobiernos municipales. Los artículos 17, 19 y 25 de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos: Art Folio Real.- Es el sistema de anotación de actos jurídicos que se llevan de acuerdo al objeto del que trata el registro. La información consistirá en la descripción del inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interd
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