ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Acta No. 8

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  ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Acta No. 8 Fecha: 22 de abril de 2017 Hora: 9:00 AM Lugar: Calle 77b # Área de Sótano 2. Convocada
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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL PARQUE CENTRAL DE OCCIDENTE ETAPA 1 Acta No. 8 Fecha: 22 de abril de 2017 Hora: 9:00 AM Lugar: Calle 77b # Área de Sótano 2. Convocada por el Administrador y Representante Legal de la Copropiedad, señor WILLIAM BUENO HERNANDEZ y el CONSEJO DE ADMINISTRACION, en concordancia y con fundamento legal en los Artículos 39 y 51 de la ley 675 de La Convocatoria fue realizada y entregada el 28 de marzo de 2017, publicada en la página web del conjunto en los ascensores, en las entradas de cada torre, en las entradas del conjunto y enviada por masivo, así mismo entregada en los casilleros de cada apartamento Siendo las 9:30 am se da inicio a la asamblea con un quorum del 62%. Apoderados 22,07% No Asistentes 9,33% Propietarios 68,60% 1 El Presidente del Consejo Andrés Rodríguez da la bienvenida e inicia la asamblea dando lectura al orden del día. LECTURA DEL ORDEN DEL DIA 1. Llamado a lista y verificación del quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Aprobación reglamento de la Asamblea. 4. Elección presidente y secretario de la Asamblea. 5. Nombramiento comisión verificadora redactora del acta de la Asamblea. 6. Informe de administración, consejo y revisor fiscal. 7. Presentación y aprobación estados financieros a 31 de diciembre de Presentación ejecución presupuestal vigencia Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto en funcionamiento del Presentación y aprobación proyectos de inversión. 11. Elección y nombramiento consejo administración vigencia abril 2017 a marzo Nombramiento comité de convivencia. 13. Nombramiento comité de recepción de áreas comunes. 14. Presentación de propuestas. 15. Nombramiento de revisor fiscal. 16. Aprobación Asamblea por delegados. 17. Aprobación cambios al manual de convivencia. 18. Propuestas por parte de los residentes para ser consideradas en la Asamblea. DESARROLLO DE ASAMBLEA: 1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DE QUORUM. Al momento de dar inicio a la asamblea se contaba con un quorum del 62%, por lo tanto y en cumplimiento de la ley se continúa con la programación de la asamblea. 2 2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. Se da lectura al orden del día con los puntos expuestos en la convocatoria. Interviene el señor Jairo Armando Rivera Galvis propietario torre 3 apto 705 hace una anotación al orden del día, para que en el punto 3 se diga si es el señor presidente quien debe declarar legalmente la Asamblea o no, y en el punto 4 modifique, no solo la elección del presidente y secretario, sino también la elección del vicepresidente. La asamblea por unanimidad aprueba el orden del día, de acuerdo a como se encuentra en la convocatoria 3. APROBACIÓN REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA. Por unanimidad de todos los asambleístas el reglamento de la Asamblea queda aprobado. 4. ELECCIÓN DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA. El señor administrador solicita nombrar un presidente para direccionar la asamblea, se aclaran las funciones del presidente de la asamblea, las cuales se ejecutarán únicamente durante el desarrollo de la misma. Se postulan las siguientes personas: Jairo Armando Rivera Galvis propietario torre 3 apto 705 Sindy Castaño torre 4 apto 1201 Por mayoría de votos es elegida la Señora Sindy Castaño propietaria Torre 4 Apto 1201 El señor administrador se postula como secretario y por mayoría de votos es elegido. 3 5. ELECCION DEL COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA DE LA ASAMBLEA. La señora presidente solicita que se postulen quienes quieran colaborar con esta verificación. Para lo cual se postulan las siguientes personas: Alejandro Jaramillo torre 4 apto Víctor León torre 1 apto German Delgado torre 1 apto Por mayoría de votos es aprobado el comité verificador del acta. El administrador interviene e informa que el quorum en este momento es del 91%. 6. INFORME DE ADMINISTRACION, CONSEJO Y REVISOR FISCAL. (Interviene el presidente del consejo para ofrecer agradecimientos hacia el administrador William Bueno por su excelente labor). El administrador se pronuncia y realiza las siguientes sugerencias: Señores Asambleístas, el informe se encuentra publicado en la página web del conjunto donde todos los propietarios lo pueden consultar. A las personas que se les ha sancionado, solicitamos mejoren su actitud y cumplan a cabalidad el manual de convivencia del conjunto; como pudieron observar en los videos, hay personas que no recogen las heces de sus mascotas, realizan mantenimientos a los vehículos al interior del conjunto aun cuando se les ha insistido que no se puede, entre otros comportamientos inapropiados. Señores propietarios y residentes, cuando ingresen al conjunto por favor observar quien está ingresando con ustedes, esto debido a que en torre 4 se presentaron 2 siniestros porque los mismos residentes les dieron ingreso a los ladrones, esto quedo registrado en videos. El Conjunto ha invertido en seguridad, contando con barreras infrarrojas, cercas eléctricas y 2 cámaras de Realizó un llamado a las personas que se encuentran morosas en el pago de las expensas, ya que los propietarios que se encuentran al día están subsidiando todos los gastos. Invitamos a los propietarios a pensar en todos como copropiedad y no de forma individual. Para ahondar un poco les informo a los propietarios de torre 3 y torre 4 ya empezaron a atrasarse en sus pagos, hay personas que no tienen conciencia de pago de la cuota de administración y desafortunadamente ya están en procesos jurídicos. El deber de la administración es actuar frente a esta situación porque estamos afectando a la Copropiedad. Se presentó una situación que motivó al consejo y a la administración a cerrar las azoteas, una niña se iba a lanzar al vacío, Debido a esto se sostuvo reunión con los asesores jurídicos del conjunto y se tomó esta decisión, porque el área está determinada para servicio y no para goce. Varios propietarios me han manifestado que compraron con azotea y quiero mi azotea, sin embargo eso lo dejo a consideración de la Asamblea esta decisión, mi deseo como administrador es no poner en riesgo a las personas y evitar que a futuro se presente un accidente; hemos observado que han usado las azoteas para fumar marihuana, ingerir bebidas alcohólicas y otros usos inadecuados, por tal razón prefiero que se tome esa decisión por medio de la Asamblea y no de la administración. El administrador pregunta si alguien tiene inquietudes respecto a la administración. Interviene la señora Lida Marcela Plazas propietaria torre 2 apto 406, agradece a el señor administrador por su gestión durante los últimos 3 años, y manifiesta que quisiera que se miraran los derechos de petición que están llegando a la administración cuando las personas por alguna actuación de la misma no están de acuerdo, debido a que está generando unos gastos administrativos importantes, que todos estamos asumiendo; por ejemplo, cuando se interpone una multa por comportamiento inadecuado de una mascota y el propietario no está de acuerdo, este acude en primera instancia a un derecho de petición, el cual es traslado por el administrador al equipo jurídico, quienes lo validan y por ende generan un cobro por 5 sus servicios, asuntos que deben ser tenidos en cuenta por los propietarios para optimizar los gastos. Interviene el propietario de la torre 4 apto 204, quien igualmente agradece a William Bueno por su labor e indica Vengo de otro conjunto donde el administrador es totalmente apático a su labor, llevo no más 10 meses residiendo en este conjunto, pero me ha parecido muy buena su labor. Adicional a esto quiero resaltar dos puntos: primero el tema del respeto, realmente me preocupa que nosotros no nos respetamos, no respetamos a las personas que nos rodean, hemos visto personas utilizando taladros los días domingo a las 8 pm sin importar la comodidad de sus vecinos, creo que se debe trabajar en el respeto; segundo, quisiera que contempláramos la posibilidad de ver como filtramos la entrada al conjunto desde la puerta; la verdad estuve a nada de que un señor me pegara hace 20 días, porque yo ingresé y el señor ingresó detrás de mí, yo le dije discúlpeme, usted vive acá en el conjunto? a lo que él respondió groseramente y se alteró, la verdad no nos pongamos bravos por eso, solamente es un tema de respetar a los demás y me gustaría que estudiaran la posibilidad de colocar algún tipo de seguridad en la puerta. Toma la palabra la presidenta de la Asamblea para referirse al tema de las intervenciones, ella dice que las intervenciones deben ser de acuerdo al punto que se está tratando, para así evitar desviar el tema; Si las intervenciones son respecto al tema las valemos, pero si no las hacemos en el punto propuestas por parte de los residentes que es el último punto. Se dirige el administrador dice que vale la pena aclarar que el informe de Revisor Fiscal esta publicado en la página Web del conjunto. Se dirige el señor Francisco Aponte Revisor Fiscal, donde dice que el informe está publicado en la página Web, pero que si alguien de la asamblea prefiere leerlo en el momento pueden tomar la decisión. El señor Revisor Fiscal procede a leer el informe. 6 Interviene propietario torre 4 apto 1103 quien dice que le gustaría que el informe fuera más claro en cuanto a lo que se presupuestó para este año, cuánto fue en realidad lo que se gastó, adicional a eso como propietario indicó que desconocía el tiempo de duración que debe tener un administrador, y que había elección de revisor fiscal, pero por trasparencia no observaba cuando debe haber elección de administrador. Interviene el propietario Sergio Monsalve torre 2 apto 1001, para aclararle al señor que intervino que el administrador lo elige el consejo de administración, este órgano es el encargado de hacer el nombramiento del mismo. Interviene propietario del apto 1601 torre 1 para pedirle al Revisor Fiscal que cambie la etapa 1 por la etapa 2 porque en el informe solo se habla de etapa 1. Interviene el administrador e indica que tal vez no se ha explicado bien, y que la torre 4 lo desconoce porque es nueva, explica que la Constructora cuando vendió el proyecto, lo vendió como Parque Central de Occidente 2, es decir, este es nuestro logo comercial, pero en la escritura se nombra como Ciudadela Parque Central de Occidente Etapa I siendo ese nuestro nombre real y así aparece en la Personería Jurídica. Interviene el señor Jairo Zambrano propietario del apto 703 torre 3, en cuanto a las discrepancias entre etapa 1 y etapa 2 y afirma que en su concepto esto puede generar inconvenientes y solicita que no haya confusiones al respecto. Ahora si no se arregla en los informes tenemos que etapa I y en otros que etapa II y en la página aparece, entonces nos genera confusión, para que tengamos cuidado con ese tema gracias. Interviene la propietaria del apto 1202 de torre 4, con respecto a la recuperación de cartera morosa e indica que el señor Revisor Fiscal termina su informe diciendo que la administración no informa si tiene proceso jurídico o no, de inmediato se dirige la presidenta de la Asamblea quien informa que esa información está guardada en la página haciendo parte de toda la información que se suministró a los propietarios, existiendo un listado detallado donde se nombra por apartamento cuánto se debe, y en la siguiente columna indica en qué etapa está ese proceso. 7 Se dirige la propietaria Luisa Fernanda Castillo propietaria del apto 208 torre 4, para aclararle a la persona que dice que hay incongruencia en las etapas y a la señora que pregunta por los procesos, que en primer lugar en la circular de la reunión al comienzo se dice Parque Central de Occidente etapa I y en segundo lugar que a todos se les entregó el listado de morosos, para estar más atentos a cada punto. De igual manera interviene el señor Manuel Zarate, propietario torre 2 apto 2002, informando que en ocasiones anteriores había presentado un requerimiento para que los informes se presentaran directamente a la Asamblea, entendiendo que por motivo de tiempo durante la asamblea estos no se presentan ampliamente, sin embargo considera que es vital que se haga porque es la única opción donde el consejo de administración puede presentar lo que hizo y mostrar su trabajo, dejar los informes en la página web le parece un poco preocupante toda vez que se restringe el acceso a la información solo para las personas que tienen acceso a internet, y que sería bueno tenerlo en cuenta para las próximas asambleas. Habla la presidenta de la asamblea y dice que normalmente todos estamos conectados a medios tecnológicos, pero que si en un caso en específico, se requiere documento físico se puede acercar a la administración y solicitarlo. Habla el propietario Henry Márquez torre 2 apto 2001, quien hace parte del consejo y para responder la pregunta de los informes, si bien es cierto que se habló en la Asamblea pasada respecto al tema, se llegó al acuerdo de que para ahorrar tiempo y ayudar al planeta en el tema ambiental, toda la información que tiene que ver con temas informativos, valga la redundancia, por parte de la administración iban a ser expuestos en la página web. Nos genera desgaste presentar cada informe mientras que se puede generar el compromiso por cada propietario de leerlos previos a la asamblea. Interviene la señora Marcela Jaramillo propietaria torre 3 apto 1602, quien indica que considera válido lo que dice el copropietario, respecto a no presentarse los informes por tema de tiempo, pero su recomendación al administrador es que se presente resumen ejecutivo donde se diga por ejemplo los tres logros del año anterior, los tres retos principales del siguiente año, para que no se quede 8 simplemente en recomendaciones anecdóticas y se vayan los propietarios con una visión del administrador sobre lo que fue importante del año anterior y lo que será para este año. Se dirige de nuevo la presidenta de la asamblea donde propone se realice una votación sobre a quienes les gustaría un resumen ejecutivo y a quienes no, por mayoría de votos el administrador William Bueno no debe presentar resumen ejecutivo en la asamblea presente y de nuevo llama a votación para conocer quienes apoyan que se deba presentar el resumen ejecutivo en la siguiente asamblea, y por mayoría de votos se define que sí se debe presentar un informe en la próxima asamblea. Habla el señor Jorge Moreno apoderado torre 4 apto 704, quien indica que le preocupa no tener el documento físico, tuvo la oportunidad de tener el informe de otros conjuntos en los cuales es apoderado y considera que en la presente asamblea se siente desconocedor del tema. Habla una propietaria que lleva mucho tiempo levantando la mano y no le han dado la oportunidad de participar. Indica que no se observan comportamientos de respeto y que no se consideran a los adultos mayores que no tienen la opción de acceder a internet. Interviene la presidenta de la Asamblea quien indica que a todos los propietarios se les informo con 15 días de anticipación que se realizará la asamblea y por lo tanto es deber de los copropietarios leer los informes, balances y demás documentación, por lo cual los invito a acercarse a la administración para que les fueran entregados los informes en físico. Habla el administrador William Bueno quien informo que en la Asamblea anterior se entregaron cartillas que después fueron encontradas en la basura, por tanto en esa misma asamblea se tomó la determinación de no perder este dinero debido a que costo casi $ imprimir estos documentos, considerando que ese momento solo habían dos torres, por lo cual se decidió implementar la página web, sin 9 embargo en la asamblea pasada se informó que quienes quisieran la cartilla se acercarán a la administración y con mucho gusto se les imprimiría. El personal de logística informa a todos los presentes que se les entregó una carta para que la firmen y la entreguen al cumplir la asamblea, también se informó que se les entrego un papel pequeño con torre y apartamento para que puedan reclamar un refrigerio en la parte posterior. El administrador se refiere al tema de los vehículos parqueados en la parte de afuera del Conjunto, los cuales dan un mal aspecto al conjunto e informa que en varias ocasiones se ha hablado con los propietarios de los vehículos y son groseros al decir que es un espacio público y que ellos pueden hacer lo que quieran, adicionalmente se ha llamado en varias ocasiones a las autoridades de movilidad, tránsito y no se ha logrado su atención. 7. PRESENTACION Y APROBACION ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE Interviene la presidenta de la Asamblea quien informa que esto también está publicado en la página web del Conjunto. El señor administrador toma la palabra para este punto recalcando que algunos gastos que se presentaron el año pasado, como los equipos para la gestión administrativa, lo cual fue aprobado en el presupuesto del año anterior ítem que se cumplió, el servicio de recaudo no había sido contemplado con la gerente del banco Av Villas se hizo una negociación y los costos con respecto al recaudo se disminuyeron sustancialmente, también hubo una adecuación del cuarto de monitoreo el cual cuenta con 462 cámaras, sin embargo solo hay una persona monitoreándolas. Se instalaron cámaras en las torres 1, 2 y 3 y sótanos, éste golpeo fuertemente las finanzas en el 2016, igualmente se realizó instalación de señalización LED, implementación del control de acceso en las torres, porque antes no se contaba con un control de acceso unificado, con respecto al ingreso al conjunto y a cada torre, se amplió la cerca eléctrica y se instalaron barreras infrarrojas. Cuando se entregaron las torres 3 y 4 se amplió la cerca eléctrica 10 instalándola en la parte posterior, debido a que es la parte más vulnerable en cuanto a seguridad, se realizó mantenimiento a los accesos de las torres, se hizo un cambio en las puertas por unas de mejor calidad, inclusive en la torre 4. Se instaló una puerta en el acceso peatonal a sótanos, se realizó una gestión de cartera por parte de los asesores jurídicos, y a raíz pues de que hemos tenido inconvenientes de que nuestros mismos propietarios han pasado alrededor de 35 solicitudes de derechos de petición, se decidió junto con el consejo contratar una asesoría jurídica; éste costo es un salario mínimo mensual, se pagó una afiliación a data crédito para que las personas que se encuentren en mora en este momento ya los podemos reportar, nosotros podemos hacer reportes positivos y reportes negativos adicional consultas, somos de los pocos conjuntos en Bogotá que estamos afiliados a data crédito por el manejo que tenemos actualmente en dinero. Estamos manejando un presupuesto anual de casi $1.200 millones. Bueno este año el conjunto invitó a participar en capacitaciones pero los propietarios y residentes no se acogieron, a pesar de que eran gratuitas en algunos casos y en otros casos íbamos a pagar algo muy mínimo, entonces no valió la pena hacerlo porque llegaban 2 o 3 personas a las capacitaciones, algunos de los temas programados eran sobre seguridad, convivencia y atención al cliente. Digamos que de los retos de este año está en mejorar muchos aspectos, que también nos van a golpear financieramente, miremos la pantalla, este es el resultado de los estados financieros, si ustedes se fijan hemos tenido un movimiento y una diferencia bastante grande de un año a otro, que nos representa esa diferencia de un año a otro? La entrada de las torres 3 y 4, el contador del conjunto creo que puede ampliar un poquito más el tema, entonces le doy la palabra a él, para que les explique el balance y les explique lo del estado de resultados, al final hacemos las aclaraciones. Se dirige el señor Álvaro Alfonso López, soy contador público titulado de la Universidad Santo Tomas, manifestando que encontró una contabilidad actualizada ya con parámetros y normas internacionales de información financiera; mi 11 desempeño desde abril hasta la fecha, ha sido básicamente en temas de revisión d
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