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  recursos humanos, costos, administracion de personal, administracion de procesos de negocio SGC
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  EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DECONTROL DE DOCUMENTOS   PR­XXX.Rev Nº : 0Página : Página 1 de 7Elaborado por:Firma :Fecha :Revisado por:Firma :Fecha :Aprobado por :Firma :Fecha :   1.0. OBJETIVO  Asegurar que los documentos del Sistema de Calidad se preparan, revisan, aprueban, publican,distribuyen y administran de acuerdo a lo especificado en este procedimiento.  2.0. ALCANCE  Aplicar este procedimiento a todos los documentos generados internamente o de fuentesexternas tales como políticas, reglamentos, normas, otros documentos normativos, libros,métodos de ensayo, esquemas (planos o dibujos) software, especificaciones, instrucciones ymanuales que son parte del Sistema de Calidad..  3.0. REFERENCIAS  ISO/IEC 17025/2000 “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayoy calibración”  4.0. DESARROLLO  4.1. DOCUMENTOS4.1.2.1 Manual de calidad (MC): es el documento que describe en forma genérica elSistema de Calidad establecido. En él se define la Política de Calidad del DepartamentoXXXXXX y el alcance del sistema vigente.4.1.2.2 Procedimientos de gestión (PR): documentos que describen en forma generalqué se hace para asegurar y controlar la calidad en lo que hace.4.1.2.3 Instructivos de trabajo (IT): descripción mas detallada de cómo realizar unatarea enunciada en un procedimiento y que está descrita con mayor detalle.Estos documentos documentos se encuentran a disposición del personal responsable delas tareas que en ellos se describen.4.1.2.4 Especificaciones: documento que describe en forma detallada las característicaso requisitos técnicos de un servicio o un producto, que deben cumplirse para lograr un propósito determinado. Pueden ser documentos internos o externos.4.1.2.5 Anexos: Utilizados para mostrar gráficos, scaneados, tipos de planillas deregistros, esquemas, tablas y otros y que están relacionados con algún otro documentoque le da srcen.  EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DECONTROL DE DOCUMENTOS   PR­XXX.Rev Nº : 0Página : Página 2 de 7Elaborado por:Firma :Fecha :Revisado por:Firma :Fecha :Aprobado por :Firma :Fecha : 4.2 FORMATO, IDENTIFICACIÓN Y ELABORACION DE DOCUMENTOS4. 2 .1. La confección de todos los procedimientos, los instructivos de trabajo se realiza deacuerdo a lo especificado en los procedimientos institucionales emanados de laDirección y corresponden a los siguientes documentos:­ Procedimiento para la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo, PR XXX.­ Instructivo para numerar los procedimientos, instructivos de trabajo y registros, IT­XXX.­ Instructivo sobre generalidades en la elaboración de procedimientos e instructivos detrabajo T­XXX.­ Instructivo para la elaboración de procedimientos IT­XXX­ Instructivo para la elaboración de instructivos de trabajo IT­XXX4.2.2. Los documentos confeccionados tienen en el encabezado una identificación únicadonde se especifica el código, número, Nº de revisión, numeración de páginas y el totalde ellas y en el pie de página, los cargos que elaboran, revisan y aprueban el documento.Ademas se registra la ruta de acceso y nombre del archivo.4.2.3 La Identificación de cada documento es única y se realiza de la siguiente forma segúncorresponda a:­ Procedimientos se identifican como PR XXX­ Instructivos de trabajo se identifican como IT XXX4.2.4 La persona que elabora un documento debe solicitar al Encargado de Calidad lanumeración correspondiente ya que es él quien administra la totalidad de documentos delSistema de Calidad.  EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DECONTROL DE DOCUMENTOS   PR­XXX.Rev Nº : 0Página : Página 3 de 7Elaborado por:Firma :Fecha :Revisado por:Firma :Fecha :Aprobado por :Firma :Fecha : 4.3 APROBACIÓN Y EMISION DE DOCUMENTOS4.3.1. La revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado deacuerdo a la siguiente tabla:  TIPO DEDOCUMENTOREVISIÓN APROBACIÓN  Manual de Calidad Jefe laboratorio Jefe DepartamentoProcedimientos Encargado de Calidad Jefe laboratorioInstructivos de trabajo Encargado Calidad Jefe de ärea4.3.2 En las instancias de preparación, revisión y aprobación, los responsables de dichastareas deben firmar todas las páginas del documento. Una vez aprobado el documento,está en vigencia y se denomina documento publicado.4.3.3. El Encargado de Calidad mantiene una lista maestra de los procedimientos del sistemade calidad, procedimientos de metodologías analíticas, procedimientos de control decalidad y los instructivos de trabajo en la cual se especifica nombre del documento,versión vigente y distribución. Este listado se encuentra en Oficina Encargada Calidaden Carpeta rotulada “Listado maestro de documentos del sistema de calidad” y esactualizado anualmente.4.3.4 Los documentos obsoletos o no válidos deben ser retirados prontamente de todos los puntos de emisión y uso. Estos documentos son marcados con un timbre de color rojoque dice “DOCUMENTO OBSOLETO”. Estos documentos pueden ser guardadoscomo memoria histórica por el responsable del área.4.4. CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS4.4.1 En el caso de realizar cambios en los documentos ya sea por reemplazo o agregados seindican con letra color rojo con el fin de destacar los cambios efectuados.4.4.2 Si lo que se modifica es el título del documento no se realiza indicación alguna.4.4.3. Los cambios efectuados en los documentos son revisados y aprobados por los mismoscargos que realizaron la revisión y aprobación srcinal.4.4.4. La información de respaldo sobre la cual está basada la revisión y aprobación, esmantenida por el jefe de laboratorio.4.4.5 Cuando se realizan modificaciones se registran en el registro RG N XXX.  EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO DECONTROL DE DOCUMENTOS   PR­XXX.Rev Nº : 0Página : Página 4 de 7Elaborado por:Firma :Fecha :Revisado por:Firma :Fecha :Aprobado por :Firma :Fecha : 4.4.6. Durante el uso de los documentos se permite realizar modificaciones manualmente, lascuales son marcadas claramente, firmadas con las iniciales del profesional a cargo dellaboratorio y fechadas. Esto es realizado en todas las copias distribuídas.4.4.7. La publicación de la nueva versión del documento se realiza anualmente.4.4.8. Los cambios realizados en documentos computacionales se realizan marcando loscambios en color rojo y se tienen carpetas por año y tipo de documento.4.5 GENERACION DE COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS4.5.1 COPIAS CONTROLADAS4.5.1.1 Los responsables de las distintos áreas del laboratorio podrán generar copiascontroladas de los documentos publicados. La distribución del Manual de Calidad seregistra en el registro “Distribucion del Manual de Calidad” RG Nº XXX.4.5.1.2 Estas copias serán distribuídas a aquellas personas integrantes del laboratorio delcual éste es responsable.4.5.1.3 Al enviar una nueva versión o el nuevo documento se utiliza el registro RG N XXX“Acuse recibo de documentación” que debe acompañar a los procedimientos internos yexternos e instructivos de trabajo para que el destinatario consigne su firma, fecha derecepción y deje constancia de la devolución de la versión anterior en el caso que exista,como constancia de recepción.4.5.1.4 El acuse recibo es archivado por el usuario que generó dicha copia, responsable de ladestrucción de la versión anterior. Que fuera devuelta en el caso de tratarse de undocumento ya existente.4.5.1.5 Cada destinatario es responsable de su copia. En caso de hacer fotocopias de estedocumento debe señalarse como “Copias no controladas”.4.5.1.6 Quien emite una copia controlada es responsable de la actualización de la misma.4.5.1.7 Al emitir una copia controlada se le coloca un timbre de color rojo que dice:COPIA CONTROLADAIdentificación documento:Firma:Fecha:
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